Każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę przysługuje prawo do 20 lub 26 dni urlopu w roku - w zależności od stażu pracy. Poniżej precyzujemy najważniejsze zasady dotyczące udzielania pracownikowi urlopu oraz przedstawiamy praktyczne przykłady wyliczeń dni urlopowych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy, pracownikowi w każdym roku jego pracy przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Z tym prawem skorelowany jest obowiązek pracodawcy do udzielenia pracownikowi urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Niewykorzystany urlop powinien być udzielony do 30 września następnego roku kalendarzowego.

20 czy 26 dni urlopu - z czego to wynika?

Roczny wymiar urlopu wynosi:

• 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat

Do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się jednak z tytułu ukończenia nauki określone okresy. Są to:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• nie więcej niż 3 lata - zasadnicza lub inna równorzędna szkoła zawodowa, dla której czas trwania nauki jest przewidziany programem nauczania,
• nie więcej niż 5 lat - średnia szkoła zawodowa, dla której czas trwania nauki jest przewidziany programem nauczania,
• 5 lat - średnia szkoła zawodowa dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych,
• 4 lata - średnia szkoła ogólnokształcąca,
• 6 lat - szkoła policealna,
• 8 lat - szkoła wyższa (jako szkoła wyższa traktowane są także 3-letnie studia licencjackie)

Uwaga - wyżej wymienionych okresów się nie sumuje tzn. osoba, która ukończyła szkołę średnią i wyższą nie ma wliczanych do stażu pracy 12 lat (4 lata + 8 lat), a jedynie dłuższy z tych okresów. W tym przypadku będzie to zatem okres 8 lat wynikający z ukończenia przez tę osobę szkoły wyższej.

Przykład

Pani Katarzyna Wróblewska jest absolwentką szkoły wyższej, którą ukończyła w czerwcu 2023 roku. 1 lipca 2023 roku podjęła swoją pierwszą pracę.Z tego względu, na początkowym etapie swojej kariery zawodowej pani Katarzyna będzie uprawniona do 20 dni urlopu wypoczynkowego. Prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego pani Katarzyna nabędzie z dniem 1 lipca 2025 r., bowiem wtedy będzie posiadała 10 letni staż pracy (8 lat szkoły wyższej + 2 lata zatrudnienia).

Praca i nauka jednocześnie - jak określamy staż pracy konieczny do wyliczenia urlopu?

Bardziej problematyczna jest sytuacja, w której pracownik podczas nauki pozostawał jeszcze w zatrudnieniu. W takim przypadku pracodawca powinien wliczyć do stażu pracy bądź okres nauki, bądź okres pracy - w zależności od tego, co jest dla pracownika korzystniejsze.

Przykład

Pani Alicja Gutowska jest zatrudniona od 25.02.2019 r. i nigdy wcześniej nigdzie nie pracowała. Jeszcze przed zatrudnieniem, w dniu 27.04.2018 r. ukończyła liceum ogólnokształcące, a następnie w toku zatrudnienia, w dniu 1.10.2020 r. rozpoczęła studia, które ukończyła w dniu 26.06.2023 r.

W tym wypadku należy ustalić, co dla pani Alicji jest korzystniejsze.

Na dzień ukończenia studiów staż urlopowy pani Alicji wynosił:

1) 4 lata z tytułu ukończenia liceum,

2) 4 lata i 4 miesiące w związku z zatrudnieniem,

czyli łącznie 8 lat i 4 miesiące.

W związku z ukończeniem studiów, zaliczeniu do stażu pracy podlega 8 lat, ale również okres zatrudnienia od daty jego podjęcia do dnia rozpoczęcia studiów. Z uwagi na to, że pani Alicja Gutowska rozpoczęła studia w dniu 1.10.2020 r., okres zatrudnienia poprzedzający studia wynosił rok i 7 miesięcy.

Bardziej korzystne jest zatem zaliczenie do stażu pracy studiów i stażu pracy zakładowej w wysokości 1 roku i 7 miesięcy, co łącznie daje staż na poziomie 9 lat i 7 miesięcy w dacie ukończenia przez panią Alicję studiów, aniżeli całego stażu zakładowego i lat tytułem ukończenia liceum (8 lat i 4 miesiące).

Urlop wypoczynkowy - podstawowe zasady udzielania

- Urlop wypoczynkowy udzielany jest na dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Urlopu nie udziela się w dni wolne wynikające z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, wolne niedziele oraz święta, a także w inne dni wolne według harmonogramu. A zatem nie są objęte urlopem dni wolne przypadające pomiędzy dniami urlopu - wyjaśnia adwokat Martyna Dziedzic z Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy.

Co istotne, przy udzielaniu urlopu pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy należy kierować się zasadą, że dzień urlopu odpowiada 8 godzinom jego pracy.

- Zasada udzielania urlopu w godzinach ma umożliwić równe traktowanie pracowników o różnych rozkładach godzinowych czasu pracy w poszczególnych dniach. Może to doprowadzić do tego, że pracownik będzie wypoczywać i przez 40 dni swojej pracy (w sytuacji, gdy będzie korzystać z urlopu w dniach z krótkim zaplanowanym wymiarem godzinowym), co nie jest równoznaczne z tym, że jego wymiar urlopu jest większy niż 26 dni - precyzuje mecenas Martyna Dziedzic.

Przykład 1

Pan Jan Kowalski zatrudniony jest w pełnym wymiarze czasu pracy, w systemie podstawowym, pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 7:00-15:00. Pracownik złożył wniosek urlop na 4 dni. W tym przypadku jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom jego pracy. Zatem przy założeniu, że pan Jan Kowalski ma prawo do 26 dni urlopu i jeszcze w tym roku nie korzystał z prawa do urlopu wypoczynkowego, to po skorzystaniu z 4 dni urlopu, pozostaną mu jeszcze do wykorzystania pełne 22 dni urlopu.

Przykład 2

Pan Piotr Nowak zatrudniony jest w pełnym wymiarze czasu pracy, w równoważnym systemie czasu pracy. W tygodniu, w którym planuje urlop, ma świadczyć pracę przez 4 dni po 10 godzin w każdym z tych dni. Pracownik złożył wniosek o urlop na wspomniane 4 dni pracy. W tym przypadku za każdy wykorzystany dzień urlopu należy odjąć z jego puli urlopowej 10 godzin. A zatem, przy założeniu, że pan Piotr Nowak ma prawo do 26 dni urlopu i jeszcze w tym roku nie korzystał z prawa do urlopu wypoczynkowego, po skorzystaniu z tych 4 dni wolnego, pozostanie mu do wykorzystania 168 godzin urlopu.

26 dni × 8 godz. = 208 godz. - tyle w sumie godzin urlopu w roku ma do wykorzystania pan Piotr Nowak

208 godz. - (4 dni × 10 godz.) = 168 godzin

Urlop na część dnia - czy jest możliwy?

Martyna Dziedzic przypomina również, że urlopu wypoczynkowego nie można udzielać pracownikowi tylko na część dnia pracy. Jest jednak jeden wyjątek. Wyjątek ten dotyczy sytuacji, gdy pracownikowi pozostała do wykorzystania mniejsza liczba godzin urlopu niż liczba godzin, którą ma do przepracowania w danym dniu zgodnie z obowiązującym go harmonogramem czasu pracy.

Przykład

Pani Annie Malinowskiej pozostało do wykorzystania w danym roku 6 godzin urlopu, a pracuje po 8 godzin dziennie każdego dnia. W takim przypadku pracodawca może udzielić pani Annie urlopu na część dnia pracy. Pani Anna wykorzysta wówczas przysługujące jej 6 godzin urlopu, a pozostałe 2 godziny przepracuje.

Pierwszy urlop - w jaki sposób jest udzielany?

Jak tłumaczy adwokat Martyna Dziedzic, pracownik, który podejmuje pracę po raz pierwszy w swoim życiu, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego kolejnego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.

Po każdym miesiącu pracy pracownik będzie miał zatem prawo do 1/12 z 20 dni urlopu (czyli 1,666 dnia). Miesiąc pracy upływa w dniu poprzedzającym upływ miesięcznego terminu obliczonego stosownie do przepisów Kodeksu cywilnego. Przykładowo: jeśli umowa o pracę została podpisana 24 maja 2023 r., to miesiąc pracy upłynie z dniem 23 czerwca 2023 r.

W praktyce powstają wątpliwości co do sposobu udzielania urlopu, którego wymiar nie jest określony w pełnej jednostce dnia (jak wskazaliśmy powyżej - jako 1,666 dnia). - W tym miejscu należy powołać się na wyjaśnienia Państwowej Inspekcji Pracy*, która wskazała, że „wymiar pierwszego urlopu stanowi ułamek 1/12 z wymiaru przysługującego pracownikowi po przepracowaniu roku, czyli z 20 dni. Otrzymany wynik nie jest liczbą całkowitą (1,66). Brak jest natomiast ustawowej regulacji zaokrąglania wymiaru tego urlopu do pełnych jednostek (…) - przywołuje Martyna Dziedzic.

Przykład

Pan Adam Kot został zatrudniony w dniu 24 czerwca 2023 r., na podstawie umowy o pracę na czas określony do dnia 10 grudnia 2023 r. Jest to jego pierwsze zatrudnienie w życiu. W dniu 1 grudnia 2023 r. pan Adam zamierza wykorzystać cały nabyty do tej pory urlop. W tym wypadku nabędzie on prawo do wykorzystania urlopu w wymiarze 8 dni (5 miesięcy x 1,666 dnia, co daje 8,3 dnia). Okres od 24 listopada do 30 listopada 2023 r. nie obejmuje pełnego miesiąca, a zatem pan Adam Kot nie nabędzie prawa do urlopu za ten czas. Brak także jest podstaw do zaokrąglania naliczonego pracownikowi urlopu.

- Zasady udzielania pierwszego urlopu mają zastosowanie zatem wyłącznie do urlopu nabywanego przez pracownika, który podejmuje pracę po raz pierwszy w swoim życiu, wyłącznie w roku kalendarzowym, w którym pracownik po raz pierwszy podjął pracę. Dzieje się tak bez względu na liczbę podmiotów zatrudniających pracownika - podsumowuje prawniczka.

* Pismo Głównego Inspektoratu Pracy z 5,7.2010 r., GPP-110-4560-41-1/10/PE/RP

 

Źródło: https://podatki.gazetaprawna.pl