Poradnik na ten temat zamieszczono na stronie internetowej zakładu. Zawarto w nim m.in. wyjaśnienia, jak płatnicy powinni postąpić, gdy pracownik był nieobecny w pracy tylko przez kilka godzin.

Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych, a więc nowe uprawnienie dla pracowników, do którego zyskali prawo od 26 kwietnia 2023 r., spowodowało wiele zamieszania w działach kadr. Zgodnie z art. 1481 kodeksu pracy pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.

Wątpliwości trwają od roku

Od początku obowiązywania przepisu pojawiała się wątpliwość, jak należy potraktować to zwolnienie pod kątem zasiłkowym – czy jako okres przepracowany (tak jak np. urlop wypoczynkowy), czy jako okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy (tak jak np. okres niezdolności do pracy). Gdyby przyjąć tę drugą koncepcję, zastosowanie miałby art. 38 ust. 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). Zgodnie z nim, jeżeli w okresie branym pod uwagę do obliczania zasiłku ubezpieczony będący pracownikiem nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego:

• wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy;
• przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie z miesięcy, w których ubezpieczony będący pracownikiem przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

W odpowiedzi na pytanie DGP w ubiegłym roku Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej uznało to zwolnienie za usprawiedliwioną nieobecność w pracy, z kolei ZUS na pytanie nie odpowiedział, jednak w materiałach na swojej stronie internetowej krótko wspomniał, że zwolnienie należy uznać jednak za czas przepracowany, a otrzymane wynagrodzenie należy przyjąć w kwocie faktycznej. Płatnicy przyjęli wykładnię ZUS i taką też w większości stosowali. Jednak od początku tego roku ZUS zaczął w rozmowach telefonicznych informować płatników, że zwolnienie należy jednak traktować jak czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy (o sytuacji i możliwych skutkach pisaliśmy w tygodniku Ubezpieczenia i Świadczenia „Jak dni zwolnienia z powodu siły wyższej wpływają na zasiłek” DGP z 22 lutego 2024 r.). Organ rentowy nie przedstawiał jednak tej informacji oficjalnie. Stało się to dopiero 20 marca 2024 r., kiedy to na stronie internetowej ZUS zamieszczono poradnik z wyjaśnieniami „Siła wyższa – zasady uzupełnienia wynagrodzenia pracownika”.

Wynagrodzenie stałe lub zmienne

ZUS wyjaśnił, że przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku pracownikowi, który korzystał z takiego zwolnienia, za taki miesiąc należy przyjąć stałe miesięczne wynagrodzenie pracownika wynikające z umowy o pracę. Stwierdził jednak, że jeśli pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne albo poza stałym wynagrodzeniem przysługują mu zmienne składniki wynagrodzenia, należy je przyjąć po uzupełnieniu według zasady opisanej w art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej oraz w punkcie 286 „Komentarza do ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – wybrane zagadnienia”. Przypomnijmy, że wspomniany art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej dotyczy generalnie ustalania podstawy wymiaru zasiłku, gdy pracownik nie przepracował całego miesiąca kalendarzowego przed niezdolnością do pracy. Stosuje się go jednak analogicznie do ustalania wynagrodzenia w miesiącu uwzględnianym do podstawy wymiaru zasiłku, w którym pracownik miał usprawiedliwioną nieobecność w pracy. Z przepisu tego wynika, że wynagrodzenie ujmowane do podstawy stanowi:

• wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy, jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości;
• wynagrodzenie miesięczne obliczone przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni, które ubezpieczony będący pracownikiem był obowiązany przepracować w tym miesiącu, jeżeli przepracował choćby jeden dzień;
• kwota zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłacona za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy u pracodawcy, u którego przysługuje zasiłek chorobowy, jeżeli ubezpieczony będący pracownikiem nie osiągnął żadnego wynagrodzenia.

Zatem w przypadku składnika lub wynagrodzenia zmiennego należy podzielić wynagrodzenie osiągnięte za przepracowane dni robocze przez liczbę dni, w których zostało ono osiągnięte i pomnożone przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu – jeżeli przepracował choćby jeden dzień.

Czas przepracowany

ZUS wyjaśnił ponadto sposób postępowania, gdy pracownik osiągający wynagrodzenie zmienne lub składnik zmienny korzystał ze zwolnienia z powodu pilnych spraw rodzinnych przez kilka godzin dziennie, a nie przez cały dzień. ZUS uznaje, że w takim przypadku należy każdorazowo ustalić stawkę godzinową pracownika. Jest ona wyliczana poprzez podzielenie sumy zmiennych składników wynagrodzenia wypłaconych w miesiacu/kwartale, w którym wystąpiła nieobecność w pracy, przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym miesiącu/kwartale przez pracownika. Tak obliczoną stawkę godzinową należy pomnożyć przez liczbę godzin, w których pracownik korzystał z działania siły wyższej i następnie przez 50 proc. (w związku ze zwolnieniem od pracy wynikającym z działania siły wyższej otrzymał on bowiem wynagrodzenie wynoszące 50 proc.). Obliczoną w ten sposób wartość należy dodać do zmiennego wynagrodzenia pracownika osiągniętego w danym miesiącu/kwartale. [przykład]

Dwie godziny zwolnienia

Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy z wynagrodzeniem zmiennym. Pracownik stał się niezdolny do pracy w październiku. W sierpniu, czyli jednym z miesięcy przyjmowanych do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku, pracownik osiągnął wynagrodzenie w kwocie 7830 zł i korzystał z dwóch godzin zwolnienia tytułem działania siły wyższej (zachowując prawo do 50 proc. wynagrodzenia); przepracował zatem 174 z 176 wymaganych godzin.

Ustalając podstawę wymiaru zasiłku w październiku, wynagrodzenie pracownika za sierpień należy uzupełnić w następujący sposób:

7830 zł : 174 = 45 zł – stawka godzinowa pracownika

45 zł × 2 = 90 zł

90 zł × 50 proc. = 45 zł

7830 zł + 45 zł = 7875 zł – uzupełnione wynagrodzenie za sierpień 

Przykład pochodzi ze strony www.zus.pl

Trzeba przy tym podkreślić, że dni, w których pracownik korzystał ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych przez kilka godzin, ZUS zaleca uznać za dni przepracowane przez pracownika. Zdaniem ZUS w taki sposób płatnik składek powinien wykazać je w przedkładanym do ZUS zaświadczeniu. 

Podstawa prawna

• art. 37, 38 ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2780)
• art. 1481 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)

 

Źródło: https://podatki.gazetaprawna.pl