Artykuł zawiera 4 najważniejsze informacje o czasie pracy i jego ewidencji. Ewidencja czasu pracy to podstawa. Stanowi nie tylko obowiązek wynikający z Kodeksu pracy, ale również ułatwienie dla pracodawcy. Jaki jest wymiar czasu pracy? Jakie systemy czasu pracy można wyróżnić? Jak prowadzić ewidencję czasu pracy i ile czasu należy ją przechowywać?

Ewidencja czasu pracy to podstawa

Ewidencja czasu pracy to jeden z najważniejszych elementów zarządzania pracownikami w każdej firmie. Umożliwia monitorowanie obecności, nadgodzin, urlopów, absencji oraz innych aspektów związanych z czasem pracy mających wpływ na wysokość wynagrodzenia. Prawidłowe prowadzenie ewidencji jest nie tylko obowiązkiem prawnym wynikającym z Kodeksu pracy, ale także ułatwieniem dla pracodawcy w prawidłowym ewidencjonowaniu czasu pracy. W niniejszym artykule omówimy najważniejsze aspekty czasu pracy, tj.: wymiar czasu pracy, systemu czasu pracy, sposób ewidencji oraz przechowywania.

Wymiar czasu pracy - Kodeks pracy

Wymiar czasu pracy został uregulowany w art. 129 - 130 Kodeksu pracy, zgodnie z przepisami, czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Co do zasady normatyw czasu pracy na dany miesiąc oblicza się na podstawie art. 130 § 1 Kodeksu pracy w następujący sposób:

ZAMKNIJ

• mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym,
• dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.

Ważne

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Systemy czasu pracy - Kodeks pracy

Systemy czasu pracy to forma stosowanego modelu organizacyjnego czasu pracy w danej firmie, dostosowana do potrzeb pracodawcy wynikających ze specyfikacji danej branży. Jego zasady zostały określone głównie w rozdziale IV Kodeksu pracy. Na ich podstawie wyróżniamy następujące systemu czasu pracy:

• system podstawowy – najczęściej stosowany, zakłada, że pracownik pracuje 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo w przeciętnie 5-dniowyk tygodniu pracy,
• równoważny system czasu pracy - pozwala na przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją do 12 godzin w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym jednego miesiąca, do 16 godzin w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym jednego miesiąca – przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy lub do 24 godzin w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym jednego miesiąca – przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także pracowników zakładowych straży pożarnych oraz zakładowych służb ratowniczych,
• system przerywanego czasu pracy – przewiduje przerwy w pracy, które nie są wliczane do czasu pracy, jednak przysługuje za nie wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia za czas przestoju, a przerwa nie może trwać dłużej niż 5 godzin,
• system zadaniowego czasu pracy - opiera się na realizacji konkretnych zadań, a nie na sztywnym wymiarze godzin pracy, co daje większą elastyczność zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy,
• praca w ruchu ciągłym – jest związana z koniecznością zapewnienia ciągłości w wykonywanych usługach, a czas pracy można wydłużyć do 43 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.
• system skróconego tygodnia pracy - pracownik wykonuje swoje obowiązki w mniej niż pięć dni roboczych w tygodniu, zachowując jednocześnie pełny wymiar godzinowy tygodniowy. Dopuszczalne jest przedłużenie czasu pracy do 12 godzin na dobę,
• system pracy weekendowej – polega na wykonaniu pracy w dni ‘’weekendowe’, tj.: piątek, sobota, niedziela i święta, a czas pracy może zostać wydłużony do 12 godzin na dobre i może zostać wprowadzony tylko i wyłącznie na pisemny wniosek pracownika.
• indywidualny rozkład czasu pracy – na podstawie pisemnego wniosku pracownika, pracodawca może ustalić indywidualny rozkład czasu pracy w ramach systemu czasu pracy obowiązującego pracownika.

Ważne

Informacje o obowiązującym pracownika systemie czasu pracy zgodnie z nowelizacją przepisów 26 kwietnia 2023 r. musi zostać opisana w Informacji do zatrudnienia, którą pracodawca ma obowiązek wydać w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.

Ewidencja czasu pracy

Zgodnie z nowelizacją Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej od 01 stycznia 2019 r. katalog informacji o zakresie, sposobie i warunkach prowadzenia ewidencji czasu pracy został rozszerzony o dodatkowe wytyczne. Ponadto w aktualnym stanie prawnym poza w/w rozporządzeniem również w art. 149 Kodeksu pracy zostały uregulowane obowiązki pracodawcy wynikające z prowadzenia ewidencji czasu pracy. Oznacza to, że na każdym pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia szczegółowej ewidencji czasu pracy już od pierwszego dnia pracy każdego pracownika i bez znaczenia jest to, jaki system czasu pracy obowiązuje danego pracownika.

Ważne

W obecnym stanie prawnym prowadzenie ewidencji może odbywać się w formie papierowej lub elektronicznej. Dodatkowo, nie ma żadnych przeciwskazań do prowadzenia tej dokumentacji częściowo w formie papierowej i częściowo w formie elektronicznej.

Ewidencja czasu pracy musi zawierać:

• liczbę przepracowanych godzin oraz rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbę godzin nadliczbowych,
• dni nieobecności w pracy z oznaczeniem ich rodzaju,
• liczbę godzin dyżury z rozgraniczeniem na rozpoczęcie, zakończenie oraz miejsce jego wykonania,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonanie jest dozwolone w celu przygotowania zawodowego. Najważniejszym elementem prowadzenie ewidencji jest jej rzetelność w wypełnianiu, ponieważ ma ona znaczący wpływ na przestrzeganie prawidłowego odpoczynku pracownika oraz wysokość wynagrodzenia.

Sposób przechowywania ewidencji czasu pracy

Zgodnie z § 8 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. dotyczącego dokumentacji pracowniczej, ewidencja czasu pracy musi być przechowywana w sposób gwarantujący jej integralność, autentyczność oraz poufność. Pracodawcy są zobowiązani do zabezpieczenia tych dokumentów przed dostępem osób nieuprawnionych oraz przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub zagubieniem. Dokumentacja ta powinna być przechowywana przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym została sporządzona. Pracodawca ma możliwość wyboru formy przechowywania – może to być zarówno forma papierowa, jak i elektroniczna. W przypadku elektronicznej formy, należy zapewnić możliwość wydrukowania dokumentacji. Należy jednak pamiętać, że przy elektronicznym przechowywaniu ewidencji czasu pracy, pracodawca musi wdrożyć odpowiednie środki ochrony danych, które obejmują zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem oraz regularne tworzenie kopii zapasowych. Ważne jest, aby stosować właściwe zabezpieczenia techniczne i organizacyjne, które chronią dane przed uszkodzeniem i utratą, zapewniając tym samym ich bezpieczeństwo i dostępność przez wymagany okres.

Podstawa prawna

w art. 129 - 130 Kodeksu pracy,
art. 135 Kodeksu pracy,
art. 138 Kodeksu pracy,
art. 139 Kodeksu pracy,
art. 140 Kodeksu pracy,
art. 1401 Kodeksu pracy,
art. 141 Kodeksu pracy,
art. 142 Kodeksu pracy,
§ 6 pkt 1 rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r.
§ 8 rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r.

źródło: https://www.gazetaprawna.pl