Spółki osobowe nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji obrotu gotówkowego.

Zdarza się, że właściciele spółki dla osiągania celów rozwojowych, pobierają środki pieniężne z konta firmowego lub angażują swoje zasoby. Pobrane środki mogą być przeznaczone na dowolne cele wspólnika np. uregulowanie zobowiązań czy też na zaliczkę na poczet zysku.

Nie zawsze możliwe jest ustalenie  charakteru czy celu na jaki został pobrana gotówka z firmowego konta. Ważne aby tego typu operacje były ewidencjonowane na koncie „Pozostałe rozrachunki ze wspólnikami” na imiennych kontach analitycznych każdego ze  wspólników. Dla dokładnego rozliczenia kwot, przede wszystkim należy ustalić cel podjęcia środków Przykładowo: przelanie pieniędzy z  firmowego konta  na prywatne konto jednego ze wspólników powoduje powstanie należności, z której wspólnik musi się rozliczyć. Tak pobrane środki pieniężne nie są, bowiem przeznaczane na cele działalności spółki.

Za każdym razem należy przedstawić dokumentację oraz terminy rozliczania pobranych zaliczek przez wspólników, ponieważ ma to wpływ na zmiany w kapitale własnym spółki.

Rozliczenie zaliczek.

Często zdarza się, że wspólnik pobierając zaliczki na regulowanie bieżących i długookresowych zobowiązań z tytułu zakupów nie zwraca niewykorzystanej części pobranych środków. Wypłata pieniędzy na potrzeby prywatne z reguły traktowana jest jako zaliczkowa wypłata na poczet zysku. Zaliczki na rzecz finansowania zakupów i usług dla rozwoju i funkcjonowania spółki ma charakter przejściowy. Z kolei zaliczki na poczet zysku mają charakter trwały i powodują zmiany w kapitale własnym spółki. Z pobranych zaliczek mogą być finansowane koszty podróży służbowych, koszty postępowania sądowego, opłaty i kary o charakterze administracyjnym, zakupy materiałów na cele spółki, bezpieczeństwa i higieny pracy,  zakup sprzętu oraz zakupy towarów i usług obcych itp

Już na samym początku działania spółki należy ustalić zasady dokumentowania i ewidencjonowania terminów rozliczania pobranych przez wspólnikow zaliczek. Taki system umożliwi kontrolę obrotów gotówkowych między w spółką o wpólnikami, a ty samym zagwarantuje możliwość wyegzekwowania od wspólników rozliczenia się należności wobec spółki.

Źródło: Podatki.biz.