Outsourcing połączenie dwóch słów: outside (zewnętrzny) oraz resources (zasoby, dostępne środki).
Wprowadzona przez Maurice'a F. Greavera Juniora definicja procesu, w którym przekazujemy zewnętrznym firmom pewne powtarzające się wewnętrzne zadania organizacji (np. księgowość czy obsługa maszyn)
Największą zaletą outsourcingu przykładowo dla działów kadrowych i płacowych jest redukcja kosztów oraz dostęp do doświadczenia i zasobów wiedzy typu Know How. W Polsce koszty pracownicze, jakie ponosi pracodawca są bardzo wysokie i wiążą się nie tylko z wypłatą wynagrodzeń, ale również m.in. z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne, kosztami wynagrodzeń za czas przebywania na urlopach wypoczynkowych czy zwolnieniach lekarskich. Dodatkowo należy zapewnić pracownikom odpowiednie warunki (pomieszczenie biurowe) i narzędzia pracy (sprzęt biurowy),wydatki na energię także będę proporcjonalnie wyższe.
Przy outsourcingu to na usługodawcę spadają koszty utrzymania stanowisk pracy, ich wyposażenia oraz dostarczenia właściwego oprogramowania.
Najważniejsze to realizacja procesu, w sposób i w terminie ustalonym z klientem. Znika problem dostępności pracowników oraz kosztów związanych z wypłatą nadgodzin.
Bardzo istotną funkcją outsourcingu kadrowo-płacowego jest możliwość oddania części procesów w ręce fachowców i wysokich rangą specjalistów, na których zatrudnienie najprawdopodobniej nie byłoby nas stać lub których zatrudnienie byłoby mało racjonalnym działaniem. Firma outsourcingowa jest najczęściej bardzo wąsko wyspecjalizowana. Zatrudnia specjalistów, dodatkowo często inwestując w rozwijanie ich wiedzy, ponosząc koszty szkoleń, kursów czy nawet studiów podyplomowych, w celu dostarczenia, jak najlepszych rozwiązań i zwiększenia konkurencyjności własnej firmy. Ponadto, warto podkreślić, że firma macierzysta nie korzysta z wiedzy i doświadczenia tylko jednego specjalisty, ale ma dostęp do wszystkich zasobów zgromadzonych przez usługodawcę.
PRZYKŁAD
Firma zatrudnia 250 pracowników na umowę o pracę. Obsługę kadrowo-płacową tych pracowników prowadzą 2 osoby na pełnych etatach.
Koszt utrzymania działu kadrowego wewnątrz firmy jest znacznie wyższy i wynosi ponad 12.800, zł miesięcznie.
MIESIĘCZNY KOSZT PRZY ZATRUDNIENIU DWÓCH SPECJALISTÓW ( W ZŁ.)
Wynagrodzenie specjalistów - 8000
ZUS pracodawcy - 1600
Szkolenia - 1000
Koszty urlopy - 866
Meble biurowe - 84
Komputer - nowy co 3 lata -166,67
Materiały biurowe - 10
Czynsz - 200
Koszty telefonów - 120
Koszty sieci komputerowej -70
Energia elektryczna -10
Koszt działu IT - 86
Licencje oprogramowania -300
Dostęp do publikacji merytorycznych - 100
Konsultacje prawne -200
RAZEM 12812,67 ZŁ.
Firma outsourcingowa oferuje 40 zł za pracownika (obsługa kadrowo-płacowa)
Przy zatrudnionych 250 pracowniach koszt usługi outsourcingu łącznie wyniesie miesięcznie ok. 10.000 zł,
Oszczędność dla firmy znacząca – w skali roku 33 600 zł.
Podsumowując, outsourcing kadr i płac jest skutecznym narzędziem do optymalizacji kosztów, przy czym decyzję o wyborze firmy należy podejmować rozważnie.
Źródło: eGospodarka